Word jij blij van orde in de chaos, strakke planningen en digitale stukken die precies staan waar ze moeten staan? En vind je het leuk om achter de schermen mee te draaien in het politieke hart van de gemeente? Als medewerker bestuurssecretariaat zorg jij dat het administratieve proces van de collegevergaderingen van burgemeester en wethouders (B&W) soepel loopt. Dankzij jou klopt de agenda van de collegevergadering, zijn de stukken op tijd en kan het college goed voorbereid aan de slag.
Dit ga je doen
Samen met de bestuurssecretaris ben jij de vaste kracht achter het B&W-proces. Jij houdt het overzicht, bewaakt de planning en zorgt dat alle stukken op tijd klaar staan voor de collegevergadering en op de juiste plek gearchiveerd worden.
Jouw belangrijkste taken:
- Je ondersteunt het hele proces rondom de collegevergaderingen van B&W.
- Je controleert of alle stukken goed zijn aangeleverd en volledig in de systemen staan. Je bewaakt deadlines en benadert collega’s wanneer iets ontbreekt of te laat komt.
- Je verwerkt de vragen en antwoorden over de stukken in de agenda van de collegevergadering en zorgt dat alle collegestukken bij de griffie, postzaken en in het archiefsysteem terecht komen.
- Je helpt collega’s met vragen over het proces en de systemen en denkt mee over hoe het proces nog slimmer en overzichtelijker kan.
- Je verricht overige werkzaamheden bij het bestuurssecretariaat wanneer dat nodig is. Andersom staan zij ook voor jou klaar als je er niet bent.
Wil je weten hoe een week als medewerker bestuurssecretariaat eruit ziet? Je leest het hier!
Je nieuwe werkomgeving
Je komt te werken in team Bestuursondersteuning midden in het politieke hart van de organisatie. Je werkt dicht bij het college, de gemeenteraad en de griffie. Dat betekent: Je ziet en hoort veel, maar je werkt zelf vooral achter de schermen. Precies daar maak jij het verschil, dankzij jou loopt alles op rolletjes. Je werkt veel samen met de bestuurssecretaris, die zich vooral richt op de inhoud. En met het bestuurssecretariaat, waarmee je steeds meer één team vormt en elkaar vervangt als dat nodig is. De sfeer is informeel, collegiaal en no-nonsense. Er is ruimte voor een grapje en de motivatie om samen door te pakken als het nodig is.
Wij bieden jou
Wij hebben een modern gemeentekantoor met mooie werkplekken. Omdat je veel samenwerkt, werk je grotendeels op kantoor. Voor thuis zorgen we dat je een goede werkplek hebt. Werkgeluk en een gezonde balans tussen werk en privé vinden we belangrijk. Daarom investeren we ook in jouw ontwikkeling, met diverse mogelijkheden voor opleidingen en cursussen.
En verder:
- Een arbeidsovereenkomst van 24 uur per week. Je bent bij voorkeur beschikbaar op maandagochtend, dinsdag, woensdagochtend en donderdag.
- Een tijdelijk contract met uitzicht op een vast dienstverband.
- Een bruto maandsalaris tot maximaal € 4.015,- bij een 36-urige werkweek (schaal 7).
- Een individueel keuzebudget van 17,05% van je jaarsalaris. Dit budget kun je inzetten zoals jij wilt: voor extra salaris, woon-werk kosten, een (elektrische) fiets, een sportschoolabonnement, extra verlof of voor een studie.
Wie zoeken wij
Je bent leergierig, werkt graag procesmatig en vindt makkelijk je weg in digitale systemen. Je werkt zorgvuldig en houdt van structuur en overzicht. Je krijgt energie van het idee dat alles klopt en het proces soepel loopt, jij bent degene die alles bij elkaar houdt. Omdat je met gevoelige informatie werkt, ben je betrouwbaar en integer en weten collega’s dat ze op jou kunnen bouwen. Als het nodig is, kun je flexibel omgaan met je uren. Bijvoorbeeld wanneer er einde van de dag nog een keer iets afgerond moet worden.
Verder heb je:
- Mbo-werk en -denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
- Ervaring met Office 365 en vooral Microsoft Teams.
- Interesse om te werken met een digitaal archiefsysteem (zaaksysteem) en een digitale vergadertool (iBabs). Kennis is fijn, anders leren we het je.
- Interesse in lokale politiek en het bestuurlijke proces.
Heb jij minder ervaring dan wij vragen? En wel de ambitie en competenties die horen bij een functie als medewerker bestuurssecretariaat? Solliciteer dan vooral, wij ondersteunen jou graag in de vorm van coaching en begeleiding op het werk.
Solliciteer nu
Word jij enthousiast van deze vacature? Solliciteer via https://werkenbij.lingewaard.nl/vacatures. Wacht niet te lang! Zodra we in gesprek kunnen met geschikte kandidaten, starten we alvast. De vacature sluit wanneer we onze nieuwe collega hebben gevonden. Onze voorkeur gaat uit naar een startdatum op 1 juni.
Als overheidsinstelling hechten wij veel waarde aan integriteit en betrouwbaarheid. Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten van een VOG worden door ons vergoed.
Heb je vragen?
Wil je meer weten over de functie of over onze organisatie? Neem dan contact op met Marleen Hoekjan (teammanager Mens & Organisatie) via 06 25 32 84 58 of m.hoekjan@lingewaard.nl of Linda Bongers (corporate recruiter) via 06 27 24 88 09 of l.bongers@lingewaard.nl.
Benieuwd hoe het is om bij ons te werken? Ontdek onze teams en lees de verhalen van collega’s op https://werkenbij.lingewaard.nl.
