Als medewerker bestuurssecretariaat werk je midden in het B&W-proces. Elke dag heeft daarin een eigen ritme en dynamiek. Zo krijg je een goed beeld van hoe jouw week er ongeveer uit kan zien. 

Maandag – opstarten & voorbereiden 
Je ziet erop toe dat de door het college gestelde vragen vóór 12.00 uur zijn beantwoord. Soms stuur je een vriendelijke reminder. Daarna check je of alle stukken volledig en correct in iBabs en het zaaksysteem staan. Je zet alvast de besluitenlijsten klaar. Zo staat alles klaar voor een goede start van de week. 

Dinsdag – de dag van het college 
Dinsdag staat in het teken van de collegevergadering. Je zorgt dat alle stukken voor de gemeenteraad alvast klaarstaan, maakt brieven gereed voor verzending en zet alvast stukken klaar die na de besluitvorming moeten worden doorgestuurd. Als er nog wijzigingen binnenkomen, verwerk je die meteen. Tot slot check je de conceptagenda van B&W voor de volgende vergadering. 

Woensdagochtend – verwerken & afronden 
Vandaag ga je verder met het verwerken van de besluiten in het zaaksysteem, je informeert collega’s en archiveert besluitenlijsten. Eén keer per zes weken voeg je ook de ondertekende raadsbesluiten toe aan het archiefsysteem. Een fijne dag om overzicht te creëren.  

Donderdag – deadline dag 
Donderdag is jouw focus helder: 10.00 uur is de deadline voor het aanleveren van stukken voor de collegevergadering van volgende week. Je controleert of alle eigenaren hun stukken administratief correct hebben aangeleverd in iBabs. Daarna stel je samen met de bestuurssecretaris de definitieve agenda op. Je ordent de agenda en voegt zo nodig losse stukken toe en zorgt dat de agenda aan het einde van de dag wordt gepubliceerd. Daarna nodig je de eigenaren van de stukken uit voor de mondelinge terugkoppeling op dinsdag en vul je alvast de agenda van de collegevergadering van B&W voor de week erop.